Mit Agilität zum Erfolg
Märkte, Kundenanforderungen und Rahmenbedingen ändern sich fortlaufend. Um für diese Herausforderungen gewappnet zu sein, sind gut funktionierende Prozesse gefragt. Kuraray setzt daher in Zukunft auf moderne agile Arbeitsmethoden im Projektmanagement. Sie ermöglichen ein schnelles und flexibles Umsetzen von Projekten in höchster Qualität. Astrid Geue, Projekt Koordinatorin Produktionssystem, stellt uns im Interview ein Pilotprojekt im IT Bereich vor, das mit Hilfe der agilen Methode Scrum im Rahmen des Digitalisierungsprozesses in der Produktion erfolgreich durchgeführt werden konnte.
Frau Geue, Kuraray legt seit einiger Zeit verstärkt den Fokus auf die Digitalisierung der Produktionsprozesse. Welches Projekt wollten Sie umsetzen?
A. Geue: Unser Projekt beschäftigte sich mit der Überlegung, wie wir in unserem Unternehmen eine sinnvolle und einfache Verknüpfung verschiedenster IT Schnittstellen in der Produktion ermöglichen könnten. Die Frage war, wie müsste diese Art Plattform gestaltet sein, damit wir unsere Daten von einem System in ein anderes System übertragen können.
Sie haben dieses Projekt agil nach der Methode Scrum betreut? Wieso?
A. Geue: Scrum ist eine der am weitesten verbreiteten Methoden zum agilen Projektmanagement. Und es bot sich hier perfekt an, denn Projektmanagement nach Scrum eignet sich besonders gut für komplexe Projekte.
In unserem Fall wollten wir klären, ob ein IIOT als Verbinder und Datenübersetzer in unsere IT Prozesslandschaft passen könnte und wir daraus auch einen Mehrwert entwickeln. Wir wussten aber nicht, wie das exakt aussehen kann. Wir haben also eine Vision entwickelt und hatten zunächst kein konkretes Ergebnis vor Augen. Unser Projekt war aber ganz klar geprägt von vielen Anforderungen und Abhängigkeiten – hier ist Scrum die ideale Methode. Klassisches Projektmanagement ist dagegen geeignet, wenn Aufgaben und Ergebnis eindeutig schon zu Beginn eines Projektes feststehen und im Laufe eines Projektes keine großen Veränderungen des Produktes anstehen.
Das müssen Sie uns etwas genauer erklären. Wie lief das Projektmanagement nach Scrum konkret ab?
A. Geue: Wir haben zunächst ein kleines, interdisziplinäres Team gebildet. Das Entwicklungsteam bestand aus Kollegen aus der IT und der Automatisierungstechnik. Meine Rolle in diesem Projekt war der Product Owner, also das Sprachrohr zwischen dem Team und dem Kunden, der in diesem Fall aus unseren interner Auftraggeber (der Leiter der Abteilung IT sowie der Leiter der Abteilung Operational Business Support) bestand. Betreut wurden wir zusätzlich von einem externen Scrum Master. Der Scrum Master achtet im Prozess auch auf die korrekte Einhaltung aller Scrum Regeln und greift ein, wenn etwas nicht rund läuft. Für unser Projekt nach der Scrum Methode hatten wir einen Zeitraum von insgesamt sechs Wochen zur Verfügung. In den sogenannten Sprints, die jeweils genau eine Woche dauerten, haben wir zunächst unser Product Backlog für das Projekt erstellt. Daraus wurden später ganz konkrete Aufgabenlisten, die in den jeweiligen Sprints bearbeitet werden sollten. Diese Aufgaben konnten wir uns als Team absolut autark heraussuchen. Jede Woche wurde mit den Stakeholdern ein Sprint Review durchgeführt, in dem wir unsere Ergebnisse präsentierten. Hier hatte der Kunde die Möglichkeit, uns Rückmeldungen zu geben und eventuell Prioritäten zu verschieben. Nachfolgend gab es dann eine Retrospektive. Hier betrachtet man den gelaufenen Sprint (was ist gut gelaufen, was schlecht, wie haben wir als Team zusammengearbeitet, was muss verbessert werden?).
Wir haben als Team absolut autark gearbeitet. Jede Woche hatten wir zwei zeitlich festgelegte, regelmäßige Dailies in denen wir uns als Team synchronisieren und die Planung bis zum nächsten Review oder Daily gemeinsam besprechen konnten.
Was war Ihrer Meinung nach der Vorteil, hier nach Scrum vorzugehen?
A. Geue: Diese agile Arbeitsmethode war ein sehr spannender Prozess für uns. Wir haben alle an einem Strang gezogen und das Projektmanagement nach Scrum sorgte für klare Transparenz über die anstehenden Aufgaben. Im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement Methoden, erhält das Team in Scrum Projekten eine hohe Eigenverantwortlichkeit. Dies und die Möglichkeit, sich ausschließlich auf ein Projekt konzentrieren zu können, hat uns sehr stark motiviert und führte dazu, dass wir schließlich in einem sehr kurzen Zeitraum eine konkrete IT Zielprozesslandkarte entwickeln konnten.
Die Erfahrungen mit verschiedenen agilen Arbeitsmethoden bei Kuraray haben gezeigt, dass man auf diese Weise schneller und effektiver sein kann. Auch in der Produktentwicklung kann das viele Vorteile bringen, denn das Entwicklungsteam geht exakt nach den Prioritäten und Kundenvorgaben vor aber kann bei der Umsetzung eigene Ideen, die Erfahrung gemeinsam in das Projekt einbringen. Die am höchsten priorisierten Anforderungen werden dadurch in sehr hoher Qualität realisiert. Das macht uns fit für die Zukunft!
Erfolgsrezept Scrum!
- Kürzere Time-to-Market durch kurze und regelmäßige Feedbackzyklen
- Prioritäten setzen und Ressourcen auf Projekte konzentrieren
- Fördert die lernende Organisation
- Hoch motivierte Projektmitglieder, die Verantwortung übernehmen
- Höhere Sichtbarkeit des Projektfortschritts